Étude de cas : Migration de Zimbra vers Microsoft 365 pour un Centre Hospitalier en Savoie

Présentation du client

Un centre hospitalier basé en Savoie, comptant 1500 employés répartis dans plusieurs services, utilisait Zimbra comme plate-forme de messagerie et de collaboration depuis plusieurs années. Il a été confronté à des limitations liées aux fonctionnalités de collaboration, à l'évolutivité et à la sécurité de Zimbra. L'établissement a décidé de migrer vers Microsoft 365 pour profiter de ses outils de collaboration avancés, de sa meilleure sécurité et de son infrastructure basée sur le cloud.

Le défi

Fonctionnalités de collaboration limitées dans Zimbra :

Zimbra proposait des fonctionnalités de base de messagerie électronique et de partage de fichiers, mais l'établissement était confronté à des outils de collaboration limités. Les employés avaient du mal à coordonner leurs projets, à gérer les documents et à communiquer efficacement entre les services. L'établissement avait besoin d'une plateforme capable de fournir une collaboration en temps réel, le partage de fichiers et de meilleurs outils de communication.

Problèmes de sécurité et exigences de conformité :

Le secteur de la santé gère un volume important de données patients sensibles, ce qui nécessite des mesures de sécurité et de conformité robustes. Les fonctionnalités de sécurité de Zimbra n'étaient pas suffisantes pour répondre aux besoins croissants de l'établissement en matière de sécurité, en particulier face à l'augmentation des cybermenaces et aux exigences réglementaires plus strictes dans le secteur de la santé. L'établissement avait besoin d'une plateforme capable de fournir une protection avancée contre les menaces, un cryptage et une conformité aux normes du secteur.

Défis d’évolutivité :

À mesure que l'établissement grandissait, il lui était de plus en plus difficile de faire évoluer son environnement Zimbra pour prendre en charge de nouveaux utilisateurs et de nouveaux bureaux. La gestion de l'infrastructure physique et la garantie de disponibilité nécessitaient des ressources informatiques importantes, et l'établissement avait besoin d'une solution plus évolutive qui pourrait évoluer avec lui sans ajouter de complexité ni de coût.

Expérience utilisateur obsolète :

Les employés étaient frustrés par l'interface obsolète de Zimbra, qui n'était pas aussi intuitive ou conviviale que les plateformes modernes. Le manque d'intégration entre les appareils rendait également difficile la productivité des employés, en particulier ceux qui travaillaient à distance ou avaient besoin d'accéder aux informations en déplacement.

Coûts informatiques élevés pour l'infrastructure sur site :

La maintenance des serveurs sur site pour Zimbra entraînait des coûts informatiques élevés pour la maintenance du matériel, les mises à niveau et les correctifs de sécurité. L'établissement souhaitait réduire ces coûts d'infrastructure et passer à un modèle de tarification plus prévisible, basé sur le cloud.

La solution

WHM SAS a travaillé avec le centre hospitalier pour exécuter une migration en douceur de Zimbra vers Microsoft 365, répondant à leurs préoccupations en matière de collaboration, de sécurité, d'évolutivité et de coûts.

Planification détaillée de la migration :

Nous avons commencé par réaliser une évaluation complète de l'environnement Zimbra de l'établissement, en cartographiant tous les comptes de messagerie, les dossiers partagés et les calendriers qui devaient être migrés. Cette phase de planification détaillée a permis de garantir que toutes les données seraient transférées avec précision vers Microsoft 365 sans perturber les opérations en cours.

Migration progressive pour une perturbation minimale :

Pour minimiser l’impact sur les activités quotidiennes, nous avons mis en œuvre une approche de migration par étapes. Cela a permis à l’établissement de migrer les services et les équipes un par un, en commençant par les utilisateurs non critiques et en passant progressivement aux fonctions plus critiques. Notre équipe a également mené une migration pilote pour un petit groupe d’utilisateurs afin de tester le processus et de résoudre les éventuels problèmes avant de passer à l’échelle supérieure.

Collaboration améliorée avec Microsoft 365 :

Avec Microsoft 365, l’établissement a eu accès à des outils de collaboration avancés tels que Teams, SharePoint et OneDrive. Ces outils ont permis aux employés de collaborer en temps réel sur des documents, d’organiser des réunions virtuelles et de gérer des projets plus efficacement. Teams est devenu le centre de communication central, permettant aux services de se coordonner facilement et de travailler ensemble sur les dossiers patients, les rapports et les projets internes, quel que soit leur emplacement physique.

Sécurité et conformité améliorées :

Microsoft 365 a fourni à l'établissement des fonctionnalités de sécurité robustes, notamment la protection avancée contre les menaces (ATP), le cryptage des données et l'authentification multifacteur. Ces fonctionnalités ont aidé l'établissement à répondre aux exigences de sécurité strictes du secteur de la santé et à protéger les données sensibles des patients contre les cybermenaces. De plus, les fonctionnalités de conformité de Microsoft 365 ont permis à l'établissement de se conformer aux réglementations du secteur sans ajouter de complexité à ses processus informatiques.

Évolutivité et flexibilité

En migrant vers l'infrastructure cloud de Microsoft 365, l'établissement a pu facilement adapter son environnement à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins. L'ajout de nouveaux utilisateurs, de bureaux ou de stockage ne nécessitait plus d'investissements matériels coûteux ni de configurations informatiques complexes. L'évolutivité de Microsoft 365 a également permis à l'établissement de s'adapter rapidement aux changements de personnel et aux besoins de l'établissement sans interruption.

Interface conviviale et accessibilité

L’une des plus grandes améliorations pour l’établissement a été l’interface moderne et intuitive fournie par Microsoft 365. Les employés ont trouvé qu’il était beaucoup plus facile de naviguer dans Outlook, Teams et OneDrive par rapport à l’ancienne interface de Zimbra. La plateforme basée sur le cloud a également permis au personnel d’accéder à ses e-mails, fichiers et outils de collaboration depuis n’importe quel appareil, qu’ils soient au bureau, en télétravail ou en déplacement.

Économies de coûts et réduction des frais informatiques

Le passage à Microsoft 365 a éliminé le besoin de serveurs sur site, réduisant ainsi les coûts informatiques de l'établissement liés à la maintenance du matériel, aux mises à niveau et à la sécurité. La tarification par abonnement de Microsoft 365 a permis de prévoir les coûts mensuels, libérant ainsi du budget pour d'autres projets informatiques critiques. De plus, l'équipe informatique a pu désormais se concentrer sur des initiatives à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur la maintenance et les mises à jour des serveurs.

Formation et accompagnement pour une transition en douceur

Pour assurer une transition en douceur, WHM SAS a organisé des sessions de formation complètes pour le personnel de l'établissement, axées sur l'utilisation des nouveaux outils de Microsoft 365 tels que Teams, SharePoint et OneDrive. Nous avons également offert un soutien continu pour répondre à toutes les questions ou problèmes survenus pendant le processus de migration, garantissant ainsi que les employés puissent tirer pleinement parti des avantages de Microsoft 365 dès le premier jour.

Les résultats

Collaboration et productivité améliorées :

L'établissement a constaté des améliorations immédiates en termes de collaboration et de productivité après le passage à Microsoft 365. Teams est devenu le centre de communication central pour les projets, permettant aux employés de travailler ensemble plus efficacement sur les dossiers patients, les mises à jour de politiques et les initiatives internes. Les fonctionnalités de partage de documents en temps réel et de co-création dans OneDrive et SharePoint ont réduit les retards et amélioré les délais d'achèvement des projets.

Sécurité et conformité renforcées :

Grâce aux fonctionnalités de sécurité avancées de Microsoft 365, l'établissement a renforcé sa sécurité, protégeant les données sensibles de ses patients et répondant aux normes de conformité du secteur. Des fonctionnalités telles que l'ATP, le chiffrement et l'authentification multifacteur ont permis à l'établissement de se protéger contre les cybermenaces potentielles et de garantir sa conformité aux réglementations en matière de santé.

Économies de coûts et efficacité informatique :

En abandonnant l'infrastructure sur site de Zimbra, l'établissement a réduit ses coûts informatiques et éliminé le besoin de maintenance matérielle coûteuse. La solution cloud de Microsoft 365 a fourni une tarification prévisible par abonnement, permettant à l'établissement de mieux gérer son budget informatique. De plus, l'équipe informatique a désormais pu se concentrer sur des projets stratégiques au lieu de consacrer du temps à la maintenance des serveurs.

Infrastructure évolutive et flexible :

L'évolutivité de Microsoft 365 a permis à l'établissement d'ajouter facilement de nouveaux utilisateurs et d'ajuster son infrastructure informatique en fonction des besoins. Cette flexibilité s'est avérée particulièrement précieuse en période de croissance, permettant à l'établissement d'évoluer sans avoir besoin d'investissements matériels supplémentaires ou de configurations complexes.

Satisfaction et adoption des utilisateurs :

Les employés étaient beaucoup plus satisfaits de l'interface moderne de Microsoft 365 et de la possibilité d'accéder à leurs outils et données depuis n'importe quel appareil. La plateforme basée sur le cloud offrait une plus grande flexibilité, ce qui était particulièrement bénéfique pour les travailleurs à distance et les employés qui voyageaient fréquemment.

Conclusion

La migration de Zimbra vers Microsoft 365 a permis au centre hospitalier de Savoie de bénéficier d'outils de collaboration améliorés, d'une sécurité renforcée et de réaliser d'importantes économies. L'approche de migration progressive de WHM SAS a assuré une transition en douceur, permettant à l'établissement d'améliorer sa productivité, de protéger ses données sensibles et de faire évoluer ses opérations en toute transparence.

Votre organisation utilise toujours Zimbra et cherche à améliorer la collaboration, la sécurité et l'évolutivité, contactez WHM SAS dès aujourd'hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à migrer vers Microsoft 365 de manière transparente et rentable.